Política de Privacidad
1. Alcance y marco normativo
Esta Política de Privacidad se aplica a los tratamientos de datos personales realizados por BRAND EXPERIENCE YA ESPAÑA, S.L. a través de su sitio web, formularios, comunicaciones electrónicas, relaciones comerciales y profesionales, procesos de selección y demás canales vinculados a la actividad de Koolbrand.
El tratamiento de los datos se realiza de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre (LOPDGDD), la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSI-CE), y demás normativa que resulte aplicable.
2. Responsable del tratamiento
| Responsable | BRAND EXPERIENCE YA ESPAÑA, S.L. |
| NIF | B36979110 |
| Marca comercial | Koolbrand |
| Domicilio | Av. García Barbón 30, 6ª planta, of. 1 – 36201 Vigo, Pontevedra, España |
| Correo de contacto | hola@koolbrand.com |
| Sitio web | https://koolbrand.com |
Para cualquier cuestión relativa a privacidad o al ejercicio de derechos puede utilizarse el correo indicado anteriormente.
3. Principios aplicados al tratamiento de datos
- Licitud, lealtad y transparencia: los datos se tratarán con una base jurídica válida y de forma comprensible para la persona interesada.
- Limitación de la finalidad: los datos se utilizarán para finalidades determinadas, explícitas y legítimas.
- Minimización: solo se tratarán los datos adecuados, pertinentes y necesarios para cada finalidad.
- Exactitud: se adoptarán medidas razonables para mantener los datos actualizados.
- Limitación del plazo de conservación: los datos no se conservarán durante más tiempo del necesario, sin perjuicio de los plazos legales aplicables.
- Integridad y confidencialidad: se aplicarán medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos frente a accesos, pérdidas, alteraciones o divulgaciones no autorizadas.
- Responsabilidad proactiva: Koolbrand revisará periódicamente sus tratamientos, proveedores y medidas de cumplimiento.
4. Qué datos personales podemos tratar
En función de la relación mantenida con Koolbrand, pueden tratarse las siguientes categorías de datos:
- Datos identificativos y de contacto: nombre, apellidos, empresa, cargo, teléfono, correo electrónico y datos profesionales.
- Datos contractuales, administrativos y de facturación relacionados con clientes, proveedores y colaboradores.
- Datos incluidos en consultas, solicitudes, briefs, propuestas, formularios o comunicaciones mantenidas con Koolbrand.
- Datos profesionales y curriculares aportados en procesos de selección.
- Imagen, voz u otros contenidos audiovisuales cuando exista una finalidad legítima y la base jurídica correspondiente.
- Datos técnicos de navegación y uso del sitio web, como dirección IP, identificadores y datos obtenidos mediante cookies o tecnologías similares, de acuerdo con la Política de Cookies.
- Datos profesionales obtenidos de fuentes accesibles al público o facilitados por terceros cuando exista una base jurídica válida para tratarlos.
Koolbrand no solicita con carácter general categorías especiales de datos personales. Si un tratamiento concreto requiriera este tipo de información, se aplicarán las garantías y bases jurídicas exigidas por la normativa.
5. Finalidades, bases jurídicas y conservación
Los principales tratamientos realizados por Koolbrand se resumen a continuación. Los plazos indicados podrán ampliarse cuando sea necesario para atender obligaciones legales, formular o defender reclamaciones, o cumplir responsabilidades derivadas de la relación mantenida.
| Tratamiento | Finalidad | Base jurídica | Conservación |
|---|---|---|---|
Consultas y formularios | Atender solicitudes de información, presupuestos, reuniones, consultas y comunicaciones iniciadas por la persona interesada. | Medidas precontractuales, relación contractual o consentimiento, según el caso. | Durante la gestión de la solicitud y, posteriormente, durante los plazos necesarios para atender posibles responsabilidades. |
Clientes | Gestionar la relación comercial y contractual, prestación de servicios, proyectos, soporte, facturación y atención posventa. | Ejecución del contrato, medidas precontractuales y cumplimiento de obligaciones legales. | Durante la relación y posteriormente durante los plazos legales aplicables. |
Proveedores y colaboradores | Gestionar contrataciones, comunicaciones profesionales, pagos, facturación y coordinación de servicios. | Ejecución contractual, medidas precontractuales y obligaciones legales. | Durante la relación y posteriormente durante los plazos legales aplicables. |
Contactos profesionales B2B | Mantener relaciones profesionales con personas que prestan servicios en empresas, entidades u organizaciones. | Interés legítimo en los términos previstos por la normativa, limitado a datos de contacto profesional y a la relación con la entidad en la que presta servicios. | Mientras exista una relación o interés profesional razonable y hasta que se solicite la supresión u oposición cuando proceda. |
Comunicaciones comerciales | Enviar información sobre servicios, novedades o contenidos de Koolbrand cuando exista habilitación legal para ello. | Consentimiento cuando sea necesario; o relación contractual previa respecto de servicios propios similares, en los supuestos permitidos por la LSSI-CE. | Hasta la retirada del consentimiento, oposición o baja, sin perjuicio del mantenimiento mínimo necesario de la lista de exclusión. |
Selección de personal | Gestionar candidaturas, entrevistas y procesos de selección. | Medidas precontractuales a solicitud de la persona candidata. El consentimiento podrá utilizarse para conservar la candidatura para futuros procesos cuando corresponda. | Durante el proceso de selección. Para futuras vacantes, durante el plazo informado al recabar el consentimiento y, en todo caso, mientras este no sea retirado. |
Contenido audiovisual | Gestionar fotografías, vídeo, voz o testimonios para las finalidades específicamente informadas. | Consentimiento, relación contractual o interés legítimo, según la naturaleza del contenido y del contexto. | Mientras resulte necesario para la finalidad informada o hasta la retirada del consentimiento cuando esta sea la base aplicable. |
Web y seguridad | Permitir el funcionamiento de la web, mantener su seguridad, prevenir usos abusivos y obtener métricas cuando proceda. | Interés legítimo para seguridad y funcionamiento; consentimiento para cookies no necesarias cuando sea exigible. | Según la naturaleza del dato y los plazos establecidos en la Política de Cookies y registros técnicos. |
Obligaciones legales | Cumplir obligaciones fiscales, contables, mercantiles, administrativas o requerimientos de autoridades. | Cumplimiento de obligaciones legales. | Durante los plazos establecidos por la normativa aplicable. |
6. Comunicaciones comerciales electrónicas
Koolbrand únicamente enviará comunicaciones comerciales electrónicas cuando exista una base que lo permita conforme a la normativa aplicable. Cuando sea necesario recabar consentimiento, este será específico, informado e inequívoco. La falta de respuesta o el silencio de la persona destinataria no se considerarán consentimiento.
Cuando exista una relación contractual previa, podrán enviarse comunicaciones relativas a productos o servicios propios similares a los inicialmente contratados en los términos permitidos por la LSSI-CE. En todas las comunicaciones comerciales se ofrecerá un medio sencillo y gratuito para solicitar la baja u oponerse a futuros envíos.
La oposición o baja podrá solicitarse mediante el mecanismo incluido en la propia comunicación o respondiendo al correo recibido e indicando que no se desean recibir nuevas comunicaciones comerciales.
7. Procedencia de los datos
Los datos pueden obtenerse directamente de la persona interesada, de la empresa o entidad para la que trabaja, de clientes o colaboradores que los faciliten legítimamente, o de fuentes accesibles al público cuando la normativa lo permita. Cuando los datos no se obtengan directamente de la persona interesada, Koolbrand facilitará la información exigible por el RGPD en los plazos y supuestos previstos legalmente.
8. Destinatarios, encargados del tratamiento y transferencias internacionales
Koolbrand no vende datos personales. Los datos podrán comunicarse a administraciones públicas, juzgados, tribunales, fuerzas y cuerpos de seguridad u otros organismos cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido.
Para prestar sus servicios y gestionar su actividad, Koolbrand puede recurrir a proveedores que actúen como encargados del tratamiento, por ejemplo servicios de alojamiento, correo electrónico, almacenamiento, gestión empresarial, analítica, soporte tecnológico, automatización, colaboración, producción digital o herramientas basadas en inteligencia artificial. Dichos proveedores deberán ofrecer garantías adecuadas y tratar los datos conforme a las instrucciones de Koolbrand y a los contratos o condiciones exigidas por la normativa.
Cuando un proveedor trate datos fuera del Espacio Económico Europeo o implique una transferencia internacional, Koolbrand verificará que exista un mecanismo válido conforme al RGPD, como una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otras garantías reconocidas legalmente, y aplicará medidas adicionales cuando sean necesarias.
9. Uso de automatización e inteligencia artificial
Koolbrand puede utilizar herramientas de automatización y sistemas basados en inteligencia artificial como apoyo en tareas internas, creativas, técnicas, analíticas, de organización o de prestación de servicios. Cuando estas herramientas impliquen tratamiento de datos personales, se aplicarán los principios de minimización, limitación de finalidad, seguridad y selección responsable de proveedores.
Como regla general, Koolbrand no adopta decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre las personas o les afecten significativamente de modo similar. Si en el futuro se realizara un tratamiento de este tipo, se facilitará previamente la información específica exigida por el RGPD y se aplicarán las garantías correspondientes.
10. Seguridad y brechas de datos personales
Koolbrand aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo para proteger los datos personales frente a destrucción, pérdida, alteración, acceso o divulgación no autorizados. Las medidas se revisan atendiendo a la naturaleza de los datos, el contexto del tratamiento, la tecnología disponible y los riesgos existentes.
Si se produjera una violación de seguridad de datos personales, se evaluará su impacto y se actuará conforme a los artículos 33 y 34 del RGPD. Cuando proceda, se notificará a la autoridad de control competente y, si existe un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas afectadas, se les comunicará sin dilación indebida.
11. Derechos de las personas
Las personas interesadas pueden ejercer, cuando proceda, los siguientes derechos:
- Acceso: conocer si se están tratando sus datos y obtener información sobre el tratamiento.
- Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
- Supresión: solicitar la eliminación de los datos cuando concurran los requisitos legales.
- Oposición: oponerse a determinados tratamientos basados en interés legítimo o al uso de sus datos con fines de marketing directo.
- Limitación del tratamiento: solicitar que el tratamiento quede restringido en los casos previstos por la normativa.
- Portabilidad: recibir los datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, o solicitar su transmisión a otro responsable cuando resulte aplicable.
- Retirada del consentimiento: retirar en cualquier momento el consentimiento prestado, sin afectar a la licitud del tratamiento realizado previamente.
- No ser objeto de decisiones individuales automatizadas en los términos previstos por el RGPD.
Para ejercer estos derechos puede enviarse una solicitud a hola@koolbrand.com, indicando el derecho que desea ejercer y la información necesaria para identificar la solicitud. Como regla general no será necesario aportar una copia del DNI. Si existieran dudas razonables sobre la identidad de la persona solicitante, Koolbrand podrá pedir información adicional estrictamente necesaria para verificarla.
La persona interesada también tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) si considera que el tratamiento de sus datos infringe la normativa.
12. Datos de terceros
Cuando una persona facilite a Koolbrand datos personales de terceros, deberá contar con legitimación suficiente para hacerlo y procurar que esas personas hayan sido informadas cuando resulte exigible. Koolbrand tratará dichos datos únicamente para las finalidades legítimas relacionadas con la solicitud, proyecto o relación correspondiente.
13. Menores de edad
Los servicios de Koolbrand no están dirigidos con carácter general a menores de edad ni se pretende recabar directamente sus datos a través del sitio web. Cuando un proyecto concreto implique el tratamiento de datos o imágenes de menores, se aplicarán las bases jurídicas, autorizaciones y garantías reforzadas exigidas por la normativa.
14. Cookies y tecnologías similares
El sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares. Las cookies técnicas necesarias pueden instalarse para permitir el funcionamiento del sitio. Las cookies o tecnologías no necesarias que requieran consentimiento solo se utilizarán de acuerdo con las preferencias expresadas por la persona usuaria. La información detallada se encuentra en la Política de Cookies de Koolbrand.
15. Enlaces a sitios de terceros
El sitio web puede contener enlaces a páginas, plataformas o servicios de terceros. Koolbrand no controla las políticas de privacidad de dichos terceros. Se recomienda consultar sus condiciones y políticas antes de facilitarles datos personales.
16. Actualización de la Política de Privacidad
Koolbrand podrá modificar esta Política de Privacidad cuando cambien sus tratamientos, servicios, herramientas, proveedores o cuando resulte necesario adaptarla a cambios normativos o criterios de las autoridades de control. Cuando los cambios sean relevantes para las personas afectadas, se adoptarán medidas razonables para informar de ellos cuando resulte exigible.
La publicación de una nueva versión no convierte el silencio de las personas interesadas en consentimiento para nuevos tratamientos que legalmente requieran una manifestación expresa o inequívoca.
17. Fecha de revisión
Última revisión: 30 de septiembre de 2026.